A Santa Casa de Santos (SP) é o primeiro hospital do Brasil, considerado o maior da Região Metropolitana da Baixada Santista. Fundada por Brás Cubas, em 1543, a Instituição foi inspirada nas Misericórdias de Portugal e construída próxima a Praça da República, na região central da cidade litorânea.
Com grande representatividade no cenário da Saúde, a Instituição possui mais de 700 leitos. Os serviços de almoxarifado e farmácia abastecem 77 áreas do Hospital. A infraestrutura da Instituição conta com banco de sangue, biblioteca, emergência, hospital de ensino e internação.
Para potencializar os processos de logística hospitalar, a Santa Casa de Santos investiu em tecnologias para toda a cadeia de suprimentos do hospital. “A área de suprimentos é o coração do hospital e é o que garante a irrigação das demais áreas para perfeito funcionamento e assistência”, ressalta Priscila Sartori, farmacêutica responsável pelo Departamento de Materiais da Instituição.
Antes de iniciar o novo processo de gestão dos produtos, a Santa Casa de Santos e a UniHealth Logística Hospitalar, empresa responsável pela implantação, trabalharam juntas para personalizar e projetar o melhor o uso dos espaços – já que a área do antigo almoxarifado não era adequada para armazenamento de materiais hospitalares.
“A área possuía uma estrutura antiga, que não oportunizava a implantação de boas práticas de armazenamento e distribuição. Além disso, dispunha também de espaços distintos executa
ndo a mesma função”, conta Priscila. Para isso, um grande galpão foi reformado e climatizado. As atividades de recebimento e dispensação foram centralizadas. Assim, foi possível incorporar rotinas e processos de boas práticas de recebimento e armazenamento.
O software de gerenciamento instalado foi o UnilogWF e agora a Santa Casa já unitariza e serializa os medicamentos de forma automatizada, com produção média 2.500 ampolas por hora. Desta forma, com a automação, os processos são otimizados e o operacional pode ser direcionado ao paciente. “O investimento em automação gera ganhos mensuráveis, pois garantiu a exatidão dos estoques, contribuindo para um planejamento de com-pras adequado e confiável”, completa Priscila.
O maior destaque deste projeto diz respeito aos processos manuais de triagem farmacêutica, que foram extintos e, consequentemente, apresentaram redução de tempo no processo. “A taxa de atraso no atendimento das prescrições médicas, que era de 15%, caiu para 8% e a nossa meta é que alcance 5% nos próximos meses”, conta Priscila.
Além disso, a implantação, os materiais médicos hospitalares e medicamentos possuem garantia agora de rastreabilidade de 100%. A partir do código de barras datamatrix é possível rastrear as informações desde a nota fiscal de aquisição do produto até o horário em que foi consumido pelo paciente. “Esta ação é imprescindível para a segurança do paciente e garantia do processo de medicação segura”, completa a farmacêutica.
Outro fator positivo é certificar que o estoque sistêmico seja idêntico ao estoque de prateleira. Para Priscila, os benefícios foram ainda mais perceptíveis na farmácia satélite do centro cirúrgico, porque o sistema apresenta uma solução para lançamentos online de procedimentos que estão acontecendo em tempo real. Antes, esses processos eram realizados de forma manual e geravam grandes falhas de rastreabilidade e de estoque.
A implantação
Para conquistar esses benefícios, a Santa Casa de Santos iniciou a implantação do software de gerenciamento UnilogWF em março de 2017, por meio da parceria com a UniHealth. “O trabalho é contínuo e diário, além de realizarmos o gerenciamento de cada item do estoque – do recebimento, até a entrega do paciente –, realizamos processos como unitarização e serialização, e novas implementações e melhorias a partir das análises realizadas e apresenta das para o hospital”, afirmaMayuli Fonseca, diretora de novos negócios da UniHealth Logística Hospitalar.
Além desta ferramenta, as equipes de enfermagem contam com os dispensários automáticos de medicamentos e materiais médicos Unibox – contando com onze unidades, que cobrem todos os andares do hospital. Segundo Mayuli, essa solução garante agilidade, segurança e rastreabilidade no acesso aos medicamentos e insumos.
Um dos destaques do projeto é a integração de todas as tecnologias. “Essa incorporação garante o caminho correto dos medicamentos e insumos até o paciente, produzindo informações gerenciais estratégicas que nos permite garantir ao hospital a redução de custo com estoque em mais de R$ 1,8 milhão, em virtude de um controle de estoque físico fidedigno ao sistema e também garantindo a rastreabilidade de 100% dos produtos”, revela Mayuli.
Atualmente, a UniHealth trabalha na implementação do sistema beira-leito do Hospital. A ferramenta proporcionará a leitura e cruzamento de informações da prescrição médica, medicação, enfermagem e paciente na hora da administração dos medicamentos, completando o ciclo de rastreabilidade e maior segurança em todo o processo de atendimento. Estima-se que toda a implementação da tecnologia seja entregue até o final de 2018.
Mudança na cultura
Neste trabalho, a mudança de cultura dos colaboradores da Santa Casa é um dos principais desafios a ser superado. “Envolvê-los, estimulá-los e capacitá-los é muito desafiador e requer um envolvimento muito grande do gestor. Para isso, identificamos os perfis operacionais, designamos atividades de acordo com estes perfis, criamos responsabilidades e cobramos resultados com feedbacks de desempenho”, afirma a farmacêutica Priscila.
Para integrar todos os funcionários da Santa Casa de Santos na transformação, a UniHealth realizou uma apresentação com todas as mudanças para mais de 2 mil pessoas. “A atividade foi fundamental para o engajamento e participação de todos. Afinal, acreditamos muito que só é possível fazer essa gestão completa e eficiente se trabalharmos juntos”, ressalta a diretora de novos negócios da UniHealth Logística Hospitalar.
Trajetória
Todas as operações da UniHealth no Brasil e no mundo contam o software UnilogWF, cinco delas com as UNIBOX, 7 e 2 com sistema Beira-Leito. Apenas em 2018, a empresa já gerou mais de R$ 800 milhões em economia para as operações que atende.
A trajetória da UniHealth começou em 1974, quando o empresário Domingos Gonçalves de Oliveira Fonseca fundou uma empresa especializada no transporte de cargas de alto valor agregado. Em 1994, o negócio evolui e passou de uma empresa de transporte para prestação de serviços e desenvolvimento de estratégias de logística para a indústria farmacêutica, agregando 30% de market share.
Depois disso, Fonseca fundou a UniHealth Logística Hospitalar e de Sistemas de Saúde, em 2004. A empresa conquistou menção honrosa no prêmio Mário Covas de Inovações em Gestão Pública no Estado de São Paulo, na Categoria de Eficiência no Uso dos Recursos Públicos e Desburocratização em 2006. Além dos prêmios Best Hospitalar 2010 e 2011 e Top Empreendedor 2011.
Essa matéria foi publicada na 28ª edição da revista HealthRAQ. Clique e confira a publicação.
