Os avanços tecnológicos aplicados ao segmento de saúde vêm apresentando reflexos significativos nas áreas clínica e administrativa das instituições. Seguindo a tendência de profissionalização da gestão, o Hospital Infantil e Maternidade Femina, de Cuiabá, buscou nas soluções da SISQUAL, desenvolvedora de ferramentas de Workforce Managemente (WFM), a automação de alguns de seus processos relacionados ao gerenciamento de força de trabalho.
Em 2016 a SISQUAL foi apresentada ao Hospital Femina com o objetivo de automatizar alguns de seus processos administrativos, reduzir custos e aumentar a produtividade. A demanda surgiu por uma necessidade do RH em trazer para dentro do hospital todo o processo de contabilidade e fechamento de folha de pagamento.
Na época, junto com o sistema de gestão adotado pelo hospital, também foi apresentada a ferramenta da empresa portuguesa que atendia exatamente algumas das demandas da instituição em relação a elaboração de escalas de trabalho das equipes, controle de frequências, gestão do passivo trabalhista e entre outras.
Com a nova ferramenta, implementada em maio de 2017, o hospital conseguiu integrar ao seu software de gestão administrativa todo o processo de fechamento de ponto de trabalho. “Após a implementação da solução da SISQUAL reduzimos o tempo de fechamento das folhas de pagamento e conferência dos controles de ponto de 15 dias para menos de um dia”, afirma o coordenador de TI da instituição, Weder Ferreira.
Antes da implementação da ferramenta da SISQUAL, cada ponto, de cada funcionário, era conferido manualmente pela equipe administrativa do Femina. Além do processo manual, a falta de uma escala organizada e automatizada das equipes também dificultava este processo.
De acordo com o executivo, a implementação da ferramenta de WFM não reduziu apenas o tempo de processamento e análise da das informações, mas trouxe também uma redução de custos com a folha de pagamento. “Quem fechava os pontos dos colaboradores era o RH. Sendo assim, os coordenadores de cada equipe do hospital não sabiam se os funcionários possuíam horas extras ou não para serem pagas”.
Ferreira conta que, em novembro de 2017, o hospital apresentou uma redução de 4,7% sobre o total de sua folha de pagamento. Este valor é referente ao total de horas extras economizadas no mês. Em dezembro do mesmo ano, outros 4,4% foram economizados e em janeiro e fevereiro de 2018, a redução no valor total da folha chegou a 3,9% e 1,9% respectivamente.
Ainda de acordo com ele, era necessário saber onde estavam os gargalos relacionados às horas extras, uma vez que, se um colaborador ou uma equipe trabalham além de seu horário, provavelmente havia falta de mão de obra ou algo que fizesse com que a equipe não executasse adequadamente suas atividades.
“Tínhamos alguns casos onde colaboradores ganhavam o mesmo valor do próprio salário em horas extras. Isso ocorria por uma falta de controle dos responsáveis que não gerenciavam adequadamente esta questão e também por não possuirmos uma escala de trabalho feita de maneira mais eficiente. Antes, tivemos casos até de dois colaboradores de uma mesma equipe em férias ao mesmo tempo, gerando um grande desfalque e nos forçando a alterar grande parte da escala para cobrir essas férias”, explica Ferreira.
A decisão pela automação destes processos veio a reboque da profissionalização da gestão da entidade e do objetivo de conquistar marcadores importantes como ONA, Certificação Canadense e HIMSS. “Com o apoio das ferramentas da SISQUAL conseguimos automatizar parte de nossos processos e abrir caminho para as acreditações como a HIMSS, por exemplo. As ferramentas de WFM nos deixaram bem tranquilos em relação a automação dos processos de RH e estrutura de escala”, acrescenta o coordenador de TI.
Segundo o analista de sistemas do hospital, Rodrigo Francisco da Silva, a mudança de cultura trazida pela implementação das soluções gerou uma resistência inicial por parte dos coordenadores de equipes da instituição. No entanto, com a implantação envolvendo desde a alta gestão até a base dos colaboradores e treinamento adequado rapidamente a resistência desapareceu e todos visualizaram os benefícios.
“A SISQUAL trouxe um especialista para realizar a implementação que foi dividida em duas partes. Na primeira, foram instalados somente os módulos responsáveis pela confecção das escalas. Já na segunda, que envolveu os coordenadores houve um intensivo treinamento e auditoria das escalas e controles de ponto.”
Os benefícios da automação não se limitaram ao aumento de eficiência operacional, desenvolvimento inteligente de escalas de trabalho e redução de tempo nos processos administrativos. A entidade também notou uma diminuição no número de ações trabalhistas que envolviam a quebra das convenções coletivas relacionadas ao excesso de horas trabalhadas de cada colaborador.
