O principal propósito de uma instituição de Saúde é atender os pacientes. Mas não basta disponibilizar profissionais com excelência no ofício, como médicos, enfermeiros, fisioterapeutas, farmacêuticos. Diferentes equipamentos e produtos precisam estar à disposição do profissional de saúde para o atendimento pleno do usuário.
Segundo Roberto Vilela, presidente da RV Ímola, o serviço de logística hospitalar de um hospital ou de uma clínica precisa funcionar com excelência. O benefício de operações logísticas eficientes está na garantia do “abastecimento adequado da instituição, fazendo com que os produtos cheguem até seus usuários de forma rápida e eficaz, assegurando a segurança do paciente e diminuindo os custos, perdas e riscos do hospital”.
Para a gestão de uma instituição de Saúde, o serviço de logística hospitalar traz inúmeras contribuições, como a otimização do espaço do cliente, que normalmente são áreas com alto valor/m². Ao se otimizar o espaço, obtém-se o consequente aumento da receita, uma vez que se utiliza de área improdutiva para o crescimento de novos negócios para a instituição (leitos, laboratório, instalação de equipamentos).
Quando devidamente estruturada, a logística hospitalar também proporciona:
- economia dos custos (compras assertivas devido à acuracidade do estoque, redução do frete e melhoria na negociação de compras junto aos fornecedores);
- prevenção de desperdícios;
- otimização da entrega dos fornecedores (diminuição do stock out de produtos);
- ausência de problemas trabalhistas;
- melhoria contínua na qualidade dos processos de supply chain;
- apoio na conquista de certificações.
Terceirizar
Uma alternativa interessante para as instituições de Saúde é a terceirização dos serviços de logística hospitalar. “O cliente deve focar no seu core business, que é cuidar de pessoas, deixando com que a gestão do estoque fique sob a responsabilidade de experts no tema”, diz Roberto Vilela, presidente da RV Ímola.
Quanto à terceirização nesta área, Vilela destaca que existem dois principais desafios a serem superados. Um pelo cliente e outro pelo operador logístico. “À Instituição, refere-se o processo de conscientização na mudança de paradigmas dos clientes internos, que serão obrigados a reeducar-se quanto à nova realidade dos processos. Já quanto ao operador logístico, o desafio é atender os SLAs acordados dentro dos prazos, de forma flexível e adaptável às peculiaridades de cada hospital”, relata.
Na opinião de Vilela, inclusive, é possível para as unidades hospitalares extinguirem os seus almoxarifados e reduzirem o número de farmácias, com a possibilidade de efetuarem as entregas internas com os colaboradores de empresa terceirizada, como a RV Ímola.
E algumas unidades de saúde já estão investindo na terceirização da logística e no armazenamento para pouparem espaço interno (estoques reduzidos) dentro da própria instituição, o que tende a ser uma tendência. “É que são áreas com alto valor/m². Além da redução do custo, ainda existe a possibilidade do aumento da receita, utilizando uma área improdutiva para o crescimento de novos negócios para a instituição”, diz o executivo.
Eficiência no processo logístico
A expertise em logística hospitalar e a tecnologia que disponibiliza assegura benefícios consideráveis às instituições atendidas pela RV Ímola, como diminuição dos custos operacionais, melhoria da qualidade, redução do custo de compras mensais, otimização dos espaços, garantia na acuracidade do estoque, e rastreabilidade dos produtos. Estes são ganhos contabilizados por instituições como a BP – Beneficência Portuguesa de São Paulo -, que é cliente da RV Ímola desde abril de 2017 -, dentre outras importantes instituições de saúde que também são clientes da empresa.
De acordo com Vilela, a inovação tecnológica na operação logística é hoje o foco principal da RV Ímola. “Inclusive, no último ano, investimos mais de R$ 5 milhões em novas tecnologias, com foco em melhorias nas operações hospitalares”, diz.
Para a gestão de fluxo de materiais e também para a gestão dos estoques, por exemplo, RV Ímola utiliza de tecnologias que são importantes para a eficiência do processo logístico, como área climatizada (certificada pelos órgãos regulatórios), automação da operação (coletores de código de barras), armazém vertical Logimat, e veículos apropriados para entrega (Truck e VUC), com sistema de monitoramento e temperatura adequada.
A empresa também aplica um sistema próprio, denominado CLIF, que opera considerando o FEFO (First Expire First Out), direcionando os colaboradores a retirarem, primeiramente, produtos com validade menor. “Além disso, tanto o processo de leitura do código de barras da posição e do produto durante a separação do material, bem como a dupla conferência na expedição dos produtos do CD (Centro de Distribuição), impedem erros na entrega realizada ao cliente”, explica o presidente da RV Ímola. Ao mesmo tempo, na área de ressuprimento, a Logimat (equipamento de armazenagem vertical) garante 100% na acuracidade do estoque.
O executivo relata que os produtos hospitalares possuem características especiais, que devem ser levadas em consideração nas operações de transporte e armazenamento, de modo que não haja perdas por validade e/ou avarias por mau acondicionamento. “Existem restrições com relação à umidade e temperatura e à necessidade do controle de lotes e validades, priorizando a expedição dos itens mais próximos de vencer”, pontua.
É comum os descartes de medicamentos vencidos por expiração do prazo de validade, bem como o excesso e/ou a falta de produtos essenciais ao atendimento dos pacientes por uma falha na programação de compras, o que ocorre devido à ausência de visibilidade do estoque e à carência de um sistema de gestão adequado. “O uso de um sistema WMS – personalizado às necessidades de cada cliente -, que permita a rastreabilidade dos itens e faça uma boa gestão de compras, previne desperdícios dos estoques. Já processos automatizados agilizam os procedimentos de recebimento e separação, reduzindo a necessidade de mão de obra e aumentando a segurança e acurácia da operação”, salienta.
A RV Ímola também incorporou tecnologia aos serviços de transporte rodoviário que oferece ao mercado, o que é importante diante do risco de roubo de carga de medicamentos e da possibilidade de inadequação do transporte. Problemas que interferem diretamente na qualidade dos produtos transportados e na eficiência das operações. “Para enfrentar este desafio, temos um sistema de monitoramento de transporte em tempo real, com o rastreamento da carga até a entrega ao cliente nos respectivos centros de custos de cada uma das unidades”, conclui Vilela.
Esta matéria e muito mais você confere na edição 29 da revista HealthARQ.
