Os recentes avanços empurram o setor hospitalar para uma nova fronteira. Tornou-se possível utilizar a tecnologia para controlar todos os processos nos hospitais. Assim como nos aplicativos que orientam os motoristas, os gestores agora contam com novas plataformas que também orientam em tempo real o caminho a seguir em todas as unidades para evitar erros e aumentar a rentabilidade.
Diversos hospitais no Brasil e no mundo começam a utilizar novas tecnologias na área de gestão que excedem em muito as tradicionais ambições relacionadas ao corte de custos e aumento de eficiência operacional. As novas plataformas combinam Ciência de Dados e Inteligência de Processos, conectam e analisam informações relevantes para avaliar resultados de negócio e prever possíveis cenários futuros para ajustar a demanda dos pacientes à oferta adequada de recursos (médicos, enfermeiros, atendentes, materiais). Ao utilizarem informações de diversas fontes, associada com os rastros digitais que cada processo gera, tornam-se uma bússola para a tomada de decisão.
As plataformas que começam a ser utilizadas pelas redes hospitalares mesclam o poder do Process Mining, Data Analytics e Machine Learning, para espelhar as diversas unidades (“Digital Twin of the Organization”) em que todos os processos são mapeados e cada passo pode ser monitorado, em tempo real. Mais: por meio dos algoritmos, como uma bússola, avisam a tempo de evitar possíveis problemas financeiros como a glosa, retenção ou suspensão do pagamento devido por parte do convênio médico. Os algoritmos fazem engenharia reversa, recuperam as informações de qualquer um dos sistemas de origem (Oracle, JDE, SAP, TOTVS, MV) e geram automaticamente os diferentes fluxos de processos, com base em fatos e não em suposições.
Os gestores hospitalares já podem programar férias sem susto. A nova tecnologia coloca o hospital para funcionar no piloto automático. Faz o gerenciamento de todo o ciclo do paciente, desde a sua entrada para consulta médica até a alta em caso de internação, bem como o recebimento de valores. Permite entender as variações e discrepâncias que existem nos hospitais da mesma rede por atividade, paciente ou diagnóstico. Mostra como ocorre um processo dentro de uma unidade e compara com as variáveis de outras, seja pelo atendimento de um médico, pelo diagnóstico, pelo paciente. Traça uma linha de tempo para indicadores chaves como custos, investimentos, equipes médicas, materiais.
Faz ainda análise de previsibilidade. Olha para o passado e sua base estatística e consegue entender em tempo real como um paciente internado a muitos dias, se não solicitar uma nova aprovação ao convênio médico, pode ter problemas de receber pelo atendimento ou um percentual de glosa de 95%. A ferramenta alerta de forma preditiva que a partir do 10º dia de internação, por exemplo, deve ser pedido nova autorização da operadora do plano de saúde. Consegue atuar durante a fase de internação do paciente sem que tenha problemas depois da alta para receber.
Atua em vários pontos para aumentar a rentabilidade do hospital. Primeiro identifica os gargalos na operação. Já começa pela pré-enfermaria para reduzir o tempo que se gasta na fila de atendimento para fazer a triagem. Aumenta a eficiência desde o início na triagem do paciente ao dimensionar a equipe para cadastro, triagem, volumetria de atendimento por tipo de especialidade medica necessária, de exames no período.
Também inova em monitorar em tempo real os processos do começo ao fim por paciente. Mostra quais unidades estão tendo melhor produtividade com volumes semelhantes de pacientes. Ou quais foram as variáveis que permitiram uma unidade ser mais eficiente do que outra da mesma rede, com a mesma capacidade de demanda. Seja por melhor treinamento ou falta de pessoal. Permite comparar na linha de tempo, de forma agrupada, individual, dia, mês, ano a ano.
Consegue mensurar a quantidade de material utilizado por paciente e alerta caso ocorra discrepâncias. O Navigate mostra os problemas, onde agir para obter melhorias, como evitar custos desnecessários de forma preditiva e não reativa. Consegue simular melhor cenário para movimentar funcionários em período de férias por volume de pacientes ou aumento e diminuição de recursos disponíveis, sejam médicos, atendentes, enfermeiros.
Na parte de compra é comum o corte significativo nos gastos pelas. O dinheiro não é só o pago ao fornecedor, mas também para custear os funcionários envolvidos no processo, para receber, conferir, estocar. Se diminui o tempo dos funcionários na compra cai o custo final. Tem ainda a diminuição do retrabalho por evitar falhas. Consegue eliminar em 40% os processos manuais de compras com a automatização. Também ajuda a reduzir o turnover em um ano. Não só pelo custo trabalhista com a demissão, mas também treinamento do novo funcionário e o tempo que leva para ser eficaz.
A nova tecnologia também ajuda no controle das normativas que os hospitais são obrigados a seguir (compliance), além de seu principal objetivo, aumentar a rentabilidade do hospital ao fazer recomendações com base em análises preditivas e comparações com cenários diferentes, seja por unidades, áreas, tipos de pacientes, pessoas envolvidas em cada atividade para dimensionar se o direcionamento da equipe está de acordo com a demanda por unidade, período ou turno até chegar na redução de custos.
Esse artigo foi escrito por Fernando Motta, líder da área de Process Intelligence do gA.
